A lo largo de la pandemia de coronavirus, ha habido un aumento generalizado en la adopción de diferentes tecnologías que permiten a los organizadores de eventos facilitar eventos durante los cierres y más allá. La mayoría de los equipos y servicios que se utilizan no son nuevos. Pero COVID-19 los ha puesto en el centro del escenario y ha arrojado luz sobre los beneficios que pueden brindar tecnologías como la transmisión en vivo y las conferencias web, como alcance extendido, viajes reducidos, mayor disponibilidad del presentador y experiencias hiperpersonalizadas para los asistentes.

De la misma manera que el trabajo ágil se ha convertido rápidamente en una nueva norma, los presentadores y delegados remotos seguirán formando parte de los eventos mucho después del COVID-19. Pero este cambio hacia un enfoque más tecnológico para la entrega de eventos puede ser abrumador, con mucha terminología desconocida para navegar.

Para ayudar a desglosar las cosas, le hemos pedido al especialista en soluciones técnicas, White Light, que produzca esta guía para la tecnología de eventos digitales. Habiendo celebrado recientemente su 50 aniversario, White Light ha estado a la vanguardia de los eventos digitales durante muchos años y ha ofrecido cientos de eventos transmitidos en vivo en toda su cartera. Entonces, ¡saben de lo que hablan!

Destructor de jerga

Cuando se trata de la producción de eventos, existe una gran variedad de jerga y términos que a menudo significan más de una cosa. ¡Y a menudo, estos términos pueden hacer que las cosas suenen más complejas de lo que realmente son! Para ayudarlo a decodificar las cosas, aquí hay una guía de referencia rápida de algunos de los términos más comunes que encontrará.

Videoconferencia

La videoconferencia es el uso de una variedad de cámaras, codificadores y equipos de visualización para permitir que dos o más personas conversen en tiempo real. Un individuo personalmente ‘llama’ al otro.

Este servicio, que tradicionalmente era caro y requería mucho equipo, ahora ha sido reemplazado en gran medida por las conferencias web.

Conferencia web

La conferencia web es el uso de una computadora y equipo asociado para permitir que dos o más personas conversen en tiempo real.

Hay una variedad de plataformas diferentes para elegir, como Zoom, Microsoft Teams, GoToMeeting, Google Meet y BlueJeans. Estas plataformas permiten compartir la pantalla del contenido y grabar la llamada (sin embargo, estas funciones a veces solo están disponibles con cuentas premium).

Las conferencias web modernas no requieren nada más que una computadora portátil y un navegador web, y permiten que las personas se unan de forma remota, a través de varios métodos.

Transmisión en vivo o web

La transmisión en vivo o web implica el uso de equipos para codificar una señal de video y audio, de modo que puedan transmitirse a través de Internet y verse como parte de un sitio web. Esta es una solución de uno a muchos, lo que significa que el sitio host transmite a muchos espectadores.

Red de entrega de contenido (CDN)

Un CDN es el sistema que se utiliza para alojar una transmisión de video en vivo.

Cuando comenzó la transmisión en vivo por primera vez, tenía que alquilarse y configurarse antes de su uso y era un proceso muy costoso que requería que los usuarios supieran la cantidad de participantes por adelantado. Las CDN modernas son fáciles de configurar y escalan su ancho de banda según la cantidad de usuarios. Aquí están algunos ejemplos:

  • YouTube y Facebook en vivo. Ambos son de uso gratuito, pero por esa razón, solo ofrecen transmisiones públicas y soporte limitado.
  • Vimeo. Pagado con una licencia de suscripción (que puede ser cubierta por White Light), esto ofrece un reproductor simple y limpio que puede integrarse fácilmente en un sitio web.
  • Corriente de Microsoft. Parte del paquete de software Microsoft Teams, este es el producto CDN de Microsoft. Su principal USP es que se integra en la TI empresarial.

Estos ejemplos son solo la punta del iceberg y hay muchos más para elegir.

micrositio

Un micrositio es un pequeño sitio web creado para alojar el contenido de un evento. Por lo general, lo utilizan los clientes que requieren un sitio web separado dedicado solo al flujo de eventos.

El contenido de la transmisión puede incluir:

  • Registro de delegados
  • Preguntas y respuestas
  • Votación

Plataforma

Una plataforma de eventos virtuales es un servicio integrado que ofrece una solución completa para sus delegados remotos. Esto a menudo incluye comunicación previa al evento, ‘espacios’ dedicados a eventos de marca, ferias comerciales y exposiciones y mucho más.

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Redundancia

La redundancia es el uso de múltiples sistemas o conexiones simultáneamente de modo que si un elemento falla, el operador puede cambiar a otro. Esto ayuda a prevenir o minimizar una interrupción en el servicio. Por ejemplo, una computadora portátil de respaldo que ejecuta la misma presentación con un conmutador se denominaría sistema redundante.

Banda ancha

El ancho de banda se refiere a la velocidad de Internet disponible. Para la transmisión, requerimos un mínimo de 20 megabits por segundo (Mbps) para descargar y cargar. Si bien las velocidades de descarga de 20 MB son comunes, las velocidades de carga pueden ser significativamente menores, por lo que es importante verificarlas. La provisión más robusta y confiable es una conexión por cable.

Vídeo bajo demanda (VoD)

VoD es un video que se puede transmitir en el momento y la conveniencia de sus usuarios (¡similar a Netflix o Amazon Prime!). El contenido se puede grabar durante una transmisión en vivo y luego estar disponible para verlo en el futuro. Esto también brinda flexibilidad para que el contenido de video se edite, por ejemplo, en diferentes sesiones, y luego se aloje durante un período fijo.

seminario web

Un seminario web es una presentación educativa en línea que generalmente se usa para educar a los asistentes sobre un tema específico. Hay una variedad de plataformas diferentes que ofrecen este formato de evento virtual, incluidos Microsoft Teams y Zoom. Los seminarios web permiten a los delegados unirse a una “llamada” y participar de forma pasiva, lo que significa que sus cámaras y micrófonos están desactivados y, por lo general, solo pueden comunicarse con los presentadores a través de la función de chat.

Los presentadores comparten contenido a través de video o hacen que su presentación sea visible a través de la función de pantalla compartida. Muchas plataformas permiten que un panel de presentadores interactúe entre sí y que los delegados también participen como panelistas si es necesario.

Eventos digitales o virtuales

Un evento digital o virtual es un evento que se consume completamente en línea, con colaboradores y presentadores conectados de forma remota a la transmisión a través de una conferencia web.

Un anfitrión puede estar ubicado en casa o en una ubicación de estudio físico para ayudar a anclar la configuración y controlar el flujo del evento. Todos los delegados ‘asisten’ al evento a través de una transmisión y, a menudo, son pasivos.

Eventos híbridos

Los eventos híbridos son eventos que incluyen un elemento tanto virtual como presencial. Por lo general, funcionarán de manera similar a los eventos virtuales, pero con una audiencia en vivo que también asistirá físicamente. El evento se lleva a cabo en un lugar con una audiencia en vivo y luego los delegados adicionales se unen a la transmisión de forma remota.

Aunque la terminología es nueva, este era el formato más común para los eventos transmitidos en vivo antes de la COVID-19.

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Cómo funciona

Independientemente de su elección de plataforma o CDN, todos los eventos digitales necesitan soluciones para facilitar tres elementos clave:

  1. Contenido
  2. Codificación y transmisión
  3. Entrega

En algunos casos, el mismo software puede facilitar más de una de estas áreas. Por ejemplo, una conferencia web podría cumplir con los elementos de codificación y entrega de su evento.

Contenido

Se requiere algún tipo de dispositivo para capturar su contenido; esto podría ser tan simple como una cámara web o un teléfono inteligente. Los eventos más grandes suelen tener varias cámaras que ofrecen una variedad de tomas desde diferentes ángulos.

Las presentaciones se pueden entregar en vivo a sus asistentes virtuales en tiempo real, con la ayuda de las funciones de pantalla compartida. Algunos programas incluso le permitirán agregar al presentador a la vista de pantalla junto con su presentación como una imagen en imagen (PiP).

Codificación y Streaming

Para conferencias web y seminarios web, esto puede ser simplemente una computadora portátil conectada a Internet.

Para eventos más grandes, o donde se requiere más redundancia, esto normalmente lo manejan uno o más ‘motores’ de transmisión dedicados: una caja inteligente que convierte las fuentes de audio y video en una transmisión.

Entrega

Así es como sus delegados consumirán su contenido. Para reuniones que requieren mucha interacción, esta solución podría ser un software de conferencia web. Si su audiencia es pasiva, es más probable que sea un sitio web con un reproductor de video integrado o una página de YouTube o Facebook.

Esto se puede alojar a través de su sitio web principal, en un micrositio dedicado, o incluso puede elegir una de las plataformas personalizables de White Light.

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Preguntas clave para hacer

Cuando esté considerando el lado tecnológico de organizar un evento virtual o híbrido, hay una serie de preguntas que deberá hacerse para asegurarse de que su evento se desarrolle sin problemas. Aquí están las claves.

1. ¿Cuenta mi sede con la infraestructura necesaria para respaldar el resumen del evento?

Las conferencias web requieren una conexión a Internet sólida y confiable. Si está organizando un evento híbrido, deberá asegurarse de que el lugar de su evento híbrido pueda proporcionar esto. La mayoría puede, pero a veces tendrá un costo adicional.

2. ¿Quién es mi audiencia?

Al igual que con la planificación de eventos en vivo, se debe prestar especial atención a su audiencia.

  • ¿Son internos o externos? Determinar esto le permitirá adaptar la apariencia de sus eventos en consecuencia.
  • ¿Necesitan interactuar con su anfitrión, presentadores y/o entre ellos?
  • ¿Estarás respondiendo preguntas de la audiencia? Si es así, ¿desea recopilar datos de encuestas en vivo de ellos?
  • ¿Necesitas poder verlos?
  • ¿Qué porcentaje de tu audiencia asiste virtualmente? ¿El itinerario del evento debe priorizar a los asistentes remotos o al evento en vivo?

3. ¿Necesitaré contenido adicional?

Además de sus presentaciones clave, charlas y paneles de discusión, deberá considerar si necesita contenido adicional para permitir que los elementos digitales de su evento funcionen sin problemas. Esto podría incluir diapositivas, marca de micrositio o incluso un fondo personalizado para sus presentadores remotos.

4. ¿Necesito permitir tiempo de ensayo?

Algunos presentadores tendrán menos experiencia en presentar ante una cámara. Si están presentando desde casa usando un software de videoconferencia, tampoco tendrán acceso a la “sala lista para oradores” de su plataforma de eventos virtuales por adelantado. Tener una llamada con ellos antes de que salgan en vivo frente a su audiencia podría ser beneficioso.

5. ¿Deseo utilizar el contenido para otros fines posteriores al evento?

Si se ha grabado todo su contenido, puede reutilizarlo después del evento para cualquier cosa, desde contenido de redes sociales hasta archivos de eventos en línea. Incluso podría hacer que el contenido esté disponible para verlo a pedido para las personas que no pudieron asistir ese día.


Esperamos que esta guía lo haya ayudado a comprender y considerar la gran cantidad de opciones de eventos digitales disponibles, impulsadas por una variedad de tecnologías.

Para obtener más información sobre eventos digitales, consulte la guía completa de eventos virtuales de Hire Space. O simplemente póngase en contacto con White Light para analizar los resúmenes de su evento digital y cómo White Light puede ayudarlo con más detalle.

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