Los últimos dos años han estado llenos de giros y vueltas para la industria de los eventos, con restricciones, cierres y vacilaciones que han llevado a que muchos eventos se cancelen o pospongan. Y con la incertidumbre rondando el primer trimestre del próximo año, 2022 presenta problemas únicos para los planificadores de eventos y el éxito de sus eventos.

Por lo tanto, es crucial que los organizadores desarrollen un plan de contingencia sólido en el que puedan confiar si las cosas salen mal. A continuación, enumeramos los elementos clave a considerar cuando se planifica una contingencia para que usted y su equipo puedan dormir tranquilos.

Tabla de contenido

1. Prepare una evaluación de riesgos en profundidad
2. Entonces, ¿qué podría salir mal?
3. Orientación para la planificación en 2022

Prepare un plan de contingencia en profundidad

Lo primero es lo primero, lo que realmente es un plan de contingencia? En pocas palabras, es literalmente una evaluación de todos y cada uno de los posibles riesgos que podrían surgir en su evento, lo que le permitirá implementar medidas y soluciones para prepararse o evitar que suceda lo peor.

Descargue nuestra plantilla de ejemplo a continuación y utilícela como una guía útil para todos sus eventos en el futuro.

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Entonces, ¿qué podría salir mal?

Si bien los organizadores de eventos planifican eventos con meticuloso detalle, es prácticamente imposible tener en cuenta todas las áreas. A continuación, enumeramos algunos de los obstáculos que los organizadores de eventos pueden enfrentar en 2022. Esta lista no es de ninguna manera exhaustiva, pero con suerte lo hará pensar con anticipación y prepararse para todas las eventualidades.

Apetito limitado por la asistencia en persona

La incertidumbre en la industria ha provocado un retraso significativo en la planificación de los programas de eventos en persona. Además, el aumento de casos durante el invierno ha obligado a muchas personas a aislarse por sí mismas, lo que significa que muchos asistentes pueden ser reacios a asistir si la exposición potencial al Covid-19 afecta su capacidad para asistir a eventos importantes en el futuro cercano (bodas, visitas familiares, compromisos laborales). ).

Para ayudar a compensar esto, asegure a los asistentes que ha implementado medidas para garantizar que su evento sea lo más seguro posible, pero también ofrezca una solución híbrida para que aquellos que estén nerviosos por asistir en persona o aquellos que tengan que aislarse puedan asistir virtualmente. Para obtener consejos al respecto, consulte nuestra guía completa de eventos híbridos.

Potencial de nuevas restricciones

Con los cambios en la orientación y las restricciones sobre lo que podemos y no podemos hacer con frecuencia, es difícil hacer un seguimiento de las reglas sobre los eventos. Manténgase al tanto de los últimos cambios siguiendo nuestra sección “¿Podemos realizar eventos ahora?” blog y visitando regularmente el sitio web del gobierno. Manténgase flexible y esté preparado para cambiar a un formato de evento diferente en el último minuto con Covid Cover Guarantee.

Cambios en la guía de viaje

Las guías de viaje que cambian con frecuencia hacen que la planificación de eventos internacionales sea extremadamente desafiante. Por ello, intente ofrecer un componente híbrido para estos asistentes internacionales. También puede encontrar que hay cierres de carreteras, accidentes o retrasos en los trenes ese día, así que asegúrese de implementar planes de transporte alternativos en caso de que sus asistentes no puedan llegar a su lugar.

Cambios en las pautas en torno a las pruebas en el sitio y la certificación Covid

Descubrimos que casi todas las empresas que planean eventos en persona realizarán algún tipo de prueba o certificación en el sitio independientemente de las pautas (¡es mejor prevenir que lamentar!), Por lo que recomendamos planificar esto y comunicar las expectativas a sus delegados. .

Cancelación de eventos

Siempre existe la posibilidad de que factores fuera de su control puedan significar que su evento deba cancelarse. Por lo tanto, es mejor asegurarse de haber negociado políticas de cancelación flexibles con su lugar y proveedores para tener en cuenta esta contingencia. Hire Space también puede negociar en su nombre con los lugares para asegurarse de tener la flexibilidad que necesita, lo que le permite cambiar su evento a virtual sin costo adicional si es necesario.

Garantía de Covid Cover

Tasas de abandono de las personas que se aíslan por sí mismas

Dado que muchas personas tienen que aislarse todas las semanas, es probable que haya muchos casos de personal y delegados que no puedan asistir ese día. Considere contratar a una agencia que ofrezca personal a pedido para poder conseguir que las personas adecuadas completen según sea necesario. Y, por supuesto, tenga en cuenta una parte de sus delegados que no asisten, ya que es probable que las tasas de deserción sean más altas que nunca.

Los oradores o invitados especiales abandonan

Recuerde, los hablantes no son inmunes a contraer Covid o a que se les diga que se aíslen. Asegúrese de tener parlantes de respaldo o la tecnología en su lugar para que los parlantes se sintonicen virtualmente, en caso de que sus parlantes de repente no puedan hacerlo en el día.

El clima empeora

Si planeaba usar un espacio al aire libre para su evento, ¿tiene un respaldo en caso de que llueva? Y si lo hace, debe asegurarse de que este espacio interior pueda acomodar a todos sus asistentes de acuerdo con las regulaciones vigentes.

La tecnología falla

Incluso con los planes mejor diseñados, hay muchas cosas que pueden salir mal con la tecnología de eventos. La mejor manera de planificar esto es tener a mano un tecnólogo de eventos experimentado y un técnico audiovisual para ayudar si las cosas salen mal. Esto es especialmente importante si su evento es híbrido y los asistentes virtuales se sienten cada vez más frustrados con su pantalla en blanco.

Si su sistema de registro deja de funcionar, ¿tiene alguien que pueda iniciar sesión manualmente? Además, si el Internet en su lugar se cae, necesita tener una copia de seguridad rápida y eficiente: siempre asegúrese de que su lugar esté preparado con conexiones a Internet de respaldo.

Problemas de salud y seguridad

Aparte de Covid, hay todo tipo de cuestiones de salud y seguridad que debe tener en cuenta en su evento. Asegúrese de tener un plan sólido de salud y seguridad para atender todas las eventualidades como incendios, accidentes, emergencias médicas, etc. Asegúrese de tener un socorrista en el lugar y que las entradas no estén bloqueadas en caso de que se necesite atención de emergencia. Consulte los consejos de Josh King, cofundador de Dependable Forces, sobre los consejos de seguridad para eventos que todo organizador de eventos debe conocer después de 2021.

Brechas de seguridad

Los intrusos no son infrecuentes, así que, ¿cómo se asegurará de que se traten de manera eficiente? ¿Qué pasa si algunos asistentes beben demasiado? También deberá considerar los peores escenarios posibles, como una amenaza terrorista. Informe minuciosamente a su equipo de seguridad para que todos estén en sintonía y sepan exactamente cómo actuar cuando surjan problemas de seguridad de emergencia.

Tus patrocinadores tienen problemas con sus stands

No importa cuántas comprobaciones hagas la noche anterior y la mañana del día, los patrocinadores encontrarán problemas con sus stands. Tenga a uno de los miembros de su equipo de eventos en una mesa en la sala de patrocinadores para que los patrocinadores se dirijan en caso de que necesiten algo resuelto. Además, asegúrese de que esta persona mantenga un registro de lo que el patrocinador quiere / se queja y la hora exacta en que se presentó la queja. Esto ayuda a cubrirse la espalda si surgen problemas más tarde o después del evento.

Tu equipo no está preparado

No prepararse es prepararse para fallar, y en ningún lugar es más cierto que en un evento. Es fundamental que usted y su equipo estén completamente sincronizados en cada paso del camino y que todos estén familiarizados con los planes de contingencia en caso de que ocurra una emergencia. Asegúrese de que todos los miembros de su equipo hayan revisado su plan de contingencia, su evaluación de riesgos y los hayan firmado para confirmarlo. Tenga copias en su sala de personal, en el portapapeles de cada miembro del equipo, envíelo por correo electrónico, dígalo, haga lo que sea necesario para asegurarse de que todos estén preparados para todas las situaciones.

Orientación para la planificación en 2022

Saber cómo evitar los problemas antes mencionados, o incluso simplemente cómo organizar un evento en el contexto de una pandemia, puede ser complicado. Siga leyendo para conocer nuestra guía para planificar eventos en 2022.

Planificar lo virtual como contingencia

Si bien los eventos en persona están nuevamente en marcha, todavía hay mucha incertidumbre en torno a las restricciones de encierro, las pautas de viaje y los pasaportes de vacunas. Entonces, un consenso general que estamos viendo en la industria es que es una buena idea planificar una opción virtual en caso de que algo salga mal.

Dado que los organizadores de eventos ya están trabajando con plazos ajustados, puede ser difícil tener una opción virtual completa lista para usar con recursos limitados. Considere la posibilidad de contratar un equipo a pedido que pueda ayudarlo a cambiar su evento a virtual con un tiempo de entrega corto.

Arena es una excelente opción de tecnología virtual que le permite configurar su evento de manera rápida, fácil y con un presupuesto si decide volverse virtual como un plan de contingencia. Nuestra Garantía de Covid Cover también es una opción útil para cambiar eventos a un formato virtual de último minuto si lo necesita.

Comunicarse con los lugares

Mantener una buena comunicación con los lugares es realmente importante. Asegúrese de discutir los últimos términos y condiciones del lugar (para reflejar la nueva orientación), la flexibilidad del lugar hacia las políticas de cancelación, su ubicación y logística para viajar hacia y desde el lugar (para aliviar la posible ansiedad de los delegados) y si el lugar está configurado para híbrido.

Si no están preparados para híbridos, el lugar debe ser abierto sobre esto y tener las relaciones adecuadas establecidas si no tienen la capacidad y la tecnología para híbridos internos.

Hay otras cosas que debe tener en cuenta al buscar el lugar para sus eventos, sobre las cuales puede leer más en nuestro artículo sobre cómo encontrar el lugar perfecto en un mundo posterior a una pandemia.

Considere pedir ayuda

Puede ser realmente difícil navegar por el panorama de eventos en este momento, por lo que si siente que se está ahogando en diferentes orientaciones y opiniones, no está solo. Contratar Space 360 ​​podría ser una excelente opción de contingencia si las cosas comienzan a desmoronarse, ¡o incluso como una opción para evitar que las cosas salgan mal en primer lugar! Hire Space 360 ​​ofrece abastecimiento de lugares, acceso a nuestra plataforma de eventos en línea de vanguardia Arena, ayuda con la tecnología de registro, asistencia con la contratación y los pagos, abastecimiento de proveedores y personal bajo demanda de expertos en eventos y transmisiones en vivo.

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Ponga un equipo de emergencia en su lugar

En términos de planificación de contingencias para el día del evento en sí, diseñe un equipo de emergencia central que sea capaz de resolver cualquier problema que pueda enfrentar. Es casi seguro que esto deberá incluir un par de expertos en tecnología, alguien que esté constantemente en contacto con los oradores, así como una persona dedicada a monitorear el chat en vivo o el correo electrónico, de modo que si algún delegado tiene dificultades, esto se puede resolver rápidamente. y fácilmente antes de que se convierta en un problema.

Asigne roles y responsabilidades dedicados a cada miembro del equipo y cree un plan para cómo comunicará problemas y emergencias tecnológicas a su equipo y / o ponentes. Considere la posibilidad de configurar un grupo de Whatsapp para que todos puedan ver cuándo es necesario tomar medidas y establecer cuándo deberá escalar a un tomador de decisiones de mayor jerarquía.

Tener una opción de tecnología de respaldo para virtual.

Si su transmisión en vivo es kaput o su plataforma la ha empaquetado y no puede guardarla, deberá tener una copia de seguridad. Asegúrese de tener un flujo de respaldo de emergencia listo en las alas en caso de emergencias. También debe crear una estrategia para mantener informados a sus asistentes y dirigirlos a una nueva plataforma si es necesario.

Otro respaldo que podría implementar para talleres, seminarios web o reuniones es brindar una opción de llamada de conferencia. De esta manera, si Internet falla por completo, los participantes y los oradores pueden volver a unirse a través de sus teléfonos sin necesidad de una conexión a Internet.

Espero lo mejor, planifica lo peor

Revise cada elemento de su evento con un peine de dientes finos; Identifique lo que podría salir mal en cada etapa y cree una copia de seguridad o una solución para esto. ¡Intente crear planes de respaldo para su plan de respaldo! Nunca está de más estar preparado, y cuanto más grande o complejo sea su evento, más sencilla será su vida si ha pensado en todo de antemano.

Es posible que nunca necesite usar un plan de contingencia, pero tener un plan en su lugar le asegurará no solo a usted, sino también a sus clientes y partes interesadas, que el evento podrá desarrollarse según lo planeado, sin importar lo que la vida le depare.


Si bien 2021 fue un año complicado para muchos, es importante recordar el sentido de comunidad que se desarrolló dentro de la industria de los eventos y la resistencia y adaptabilidad de los planificadores de eventos que han brillado durante los últimos 2 años. Si bien 2022 presenta nuevos desafíos, mantengámonos enfocados y usemos nuestras nuevas habilidades para informar cómo planificamos nuestros eventos para este año y más allá.

Si desea conversar con nosotros sobre la planificación de contingencias o desea obtener más orientación sobre la ejecución de eventos virtuales e híbridos en 2022, comuníquese con nuestros expertos a continuación.

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