En una encuesta de cierre realizada por lugares de etc. según lo informado por M&IT, se reveló que el 16% de los planificadores de eventos ven la confusión con la tecnología como la principal barrera para los eventos híbridos. ¡Pero no tiene por qué ser así!

Para darle un poco de tranquilidad, hemos enumerado tres obstáculos tecnológicos comunes y cómo superarlos.

Obstáculo 1: los asistentes tienen dificultades para iniciar sesión o usar la plataforma

No importa qué tan claro lo deje, siempre habrá uno o dos asistentes en línea que tendrán dificultades para acceder a su plataforma de eventos, o a quienes les resultará difícil usarla. Después de todo, cada asistente virtual accederá a su evento desde una ubicación diferente y, por supuesto, utilizando su propia tecnología.

Aunque no puede eliminar por completo la posibilidad de una falla técnica por parte de su audiencia, puede tomar algunas medidas para que sea menos probable.

Solución: Guíelos a través de él

  • Considera quién es tu audiencia. Tómese un tiempo para considerar qué tan seguro estará su público de utilizar la última tecnología. Aunque es difícil saberlo con certeza, factores como la edad promedio de su audiencia y la ocupación típica podrían ser buenos indicadores. Luego, tenga esto en cuenta a lo largo de la planificación de los elementos virtuales de su evento híbrido. Por ejemplo, una conferencia para especialistas en TI podría utilizar tecnología más avanzada que una junta general de accionistas benéfica. Nuestra introducción al diseño de eventos virtuales tiene más.
  • Proporcione instrucciones claras de unión. Asegúrese de proporcionar una comunicación regular con anticipación, informando a su audiencia en línea lo que tienen que hacer para acceder al evento. Esto podría incluir configurar una cuenta antes de que llegue el gran día.
  • Utilice el inicio de sesión de ‘un clic’. Algunas plataformas de eventos, como Arena, proporcionarán a los asistentes un enlace de inicio de sesión de ‘un clic’. Esta característica hace que sea muy fácil para los asistentes acceder a un evento y minimiza la posibilidad de que ocurran problemas técnicos.
  • Educa a tus asistentes. Dependiendo de su audiencia, es posible que desee utilizar las comunicaciones previas al evento para explicar cómo usar la plataforma, ya sea enviando instrucciones claras en un formato escrito o un video tutorial rápido sobre cómo aprovechar al máximo el evento.
  • Estar disponible para apoyar. Asegúrese de que su audiencia sepa qué hacer si realmente no pueden acceder a su evento cuando llegue el momento. Idealmente, esto significará proporcionarles una forma de contactarlo fuera de la plataforma, por ejemplo, por teléfono o chat en vivo. Como los administradores de eventos suelen estar ocupados los días del evento, podría ser útil tener personal dedicado que administre las líneas de soporte para que puedan responder rápidamente. Nuestros expertos en eventos híbridos pueden ayudarlo con esto, así que comuníquese para obtener más información.

Obstáculo 2: es posible que no sepas cómo usar la tecnología

En el otro lado de la moneda, es posible que usted mismo no sea tan experto en tecnología, ¡particularmente si está acostumbrado a organizar eventos en vivo en lugar de virtuales! Sin embargo, no es necesario ser un mago tecnológico para planificar un evento híbrido exitoso. La clave radica en hacer las cosas lo más fáciles posible para usted y traer personas que saben lo que están haciendo cuando es necesario.

Solución: Mantenlo simple

  • Opte por una plataforma todo en uno. Una plataforma de eventos híbridos o virtuales todo en uno le facilitará las cosas al brindarle todo lo que necesita para crear los elementos virtuales de su evento híbrido en un solo lugar. Esto es mucho más fácil que tener que entender e integrar múltiples tecnologías para crear una experiencia perfecta para los asistentes: cuanta más tecnología tenga, más complicado se vuelve. Nuestro blog sobre plataformas de eventos todo en uno versus tecnología apilada tiene todos los detalles, pero mientras tanto, consulte Arena para obtener una opción totalmente personalizable, asequible y fácil de usar.
  • Elija una plataforma que brinde un amplio soporte. Es importante elegir una plataforma que tenga una base de conocimientos integral o un equipo de soporte eficiente, especialmente si tiene poca confianza en la tecnología. De esta manera, puede estar seguro de que obtendrá la ayuda que necesita para aprovechar al máximo la plataforma. Alternativamente, puede contratar a un administrador de eventos virtuales para que lo respalde.
  • Familiarícese con la tecnología con anticipación. Asegúrese de organizar demostraciones de la plataforma que está utilizando y dedicarle tiempo antes de su evento para que se sienta realmente cómodo y familiarizado con ella. Incluso podría organizar una reunión interna en la plataforma y obtener comentarios de su equipo sobre cómo encontraron la experiencia y con qué lucharon. Esto informará cómo se comunica con sus delegados y utiliza la tecnología de eventos híbridos durante el evento.
  • Contrata un equipo de producción profesional. Recomendamos tener un equipo de producción profesional que filme, produzca y transmita en vivo su contenido. De esa manera, pueden ocuparse de todo lo relacionado con su transmisión en vivo y producción sin que usted tenga que preocuparse por eso. Esto incluirá el suministro del equipo adecuado, como micrófonos y cámaras.
  • Date más tiempo del que necesitas. No hay nada peor que estar presionado por el tiempo cuando intenta entender una nueva tecnología. Inevitablemente, las cosas siempre tardan más de lo esperado. Por lo tanto, tómese un tiempo adicional en cada paso del camino, especialmente cuando se trata de configurar todo en el lugar de su evento ese día. ¡Es mejor estar sentado allí jugando con los pulgares que tener un ataque de pánico cuando su evento está a punto de comenzar y no está ni cerca de estar listo!
1644018926 283 Obstaculos tecnologicos comunes de eventos hibridos y como superarlos

Obstáculo 3: La tecnología deja de funcionar

Ya sea que tenga que ver con una conexión a Internet dudosa o un equipo roto, siempre existe la posibilidad de que la tecnología simplemente no funcione como debería ese día. Dicho esto, hay cosas que puede hacer tanto antes como durante su evento para reducir el riesgo de que las cosas salgan mal (y para minimizar el impacto si las cosas no salen según lo planeado).

Solución: plan para cada eventualidad

  • Elige el lugar adecuado. Cualquier lugar que considere para su evento híbrido debe tener una velocidad de Internet rápida e, idealmente, una conexión Ethernet por cable, una velocidad de carga y descarga de más de 10 Mbp y puertos abiertos, para minimizar la posibilidad de falla técnica.
  • Leer reseñas. Asegúrese de investigar y elegir una plataforma de eventos híbrida que tenga buenas críticas y un excelente historial. Algunos tendrán dificultades con audiencias virtuales más grandes, así que asegúrese de que su plataforma tenga experiencia en atender audiencias en línea de su tamaño. En última instancia, es más seguro usar tecnología que haya sido probada y comprobada.
  • Contrata a un técnico. Si obtiene un equipo de producción profesional para filmar su evento híbrido, también pueden brindar soporte técnico virtual en el día. De lo contrario, contrate a un técnico para solucionar cualquier problema técnico. De esa manera, si hay problemas, puede resolverlos de manera rápida y profesional.
  • Haz un plan B. No importa cuánto te esfuerces, a veces las cosas salen mal. Pero está bien, lo que realmente importa es cómo lo manejas. ¿Por qué no implementar un plan B en caso de que todo lo demás falle y su transmisión en vivo se corte por un período de tiempo? Por ejemplo, puede grabar todas sus sesiones de contenido para que los miembros de la audiencia virtual que se perdieron puedan acceder a todo a pedido una vez que finalice su evento (lo que tiene el beneficio adicional de extender la vida de su evento).
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evento planeado

Como puede ver, existen soluciones fáciles para cada una de estas barreras comunes. Por lo tanto, no hay ninguna razón real por la que no deba seguir adelante y planificar el evento híbrido con el que ha estado soñando.

Para obtener ayuda para planificar los elementos virtuales de su evento híbrido, lea nuestra guía completa de eventos virtuales y consulte nuestra plataforma de eventos virtuales, Arena. Diseñado para organizadores de eventos, por organizadores de eventos, es simple, escalable, personalizable y asequible. ¿Qué más podrías querer?

Y, por supuesto, si está listo para seguir adelante, simplemente póngase en contacto con nuestros expertos en eventos híbridos que estarán encantados de ayudarle.

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